Как подступиться к проекту, если он сложный и непонятный?

Есть отличный способ разогнать туман в голове и добавить ясность в проект — провести встречу с фасилитатором

Как подступиться к проекту, если он сложный и непонятный?
23.10.2015 Максим Шишов

Эту ста­тью мы напи­сали в соав­тор­стве с Алек­сан­дром Костю­ко­вым, кото­рый помо­гает нам про­во­дить исклю­чи­тельно пло­до­твор­ные встречи и под­сту­паться к слож­ным про­ек­там. Как он это делает?

Слож­ный про­ект — это, прежде всего, про­ект, в кото­ром много неяс­ного. Неяс­но­сти могут быть самого раз­ного толка. Напри­мер, очень много инфор­ма­ции, кото­рую надо струк­ту­ри­ро­вать. Много вовле­чен­ных в про­ект людей, чьи роли важно опре­де­лить. Много задач, кото­рые надо сфор­му­ли­ро­вать и выде­лить под них ресурсы. Слож­ный про­ект — это слон, кото­рого можно съесть только по кусоч­кам, но к кото­рому не зна­ешь, как посту­питься. Начать с ноги? Отпи­лить ухо? Отхва­тить хобот? Непо­нятно.

Слож­но­сть про­екта опре­де­ля­ется не только объ­ек­тив­ными фак­то­рами, но еще и состо­я­нием ума: «куда бежать, за что хва­таться». Напри­мер, нам надо было в сжа­тые сроки создать базу зна­ний для нашего кли­ента, кото­рая содер­жала бы всю нуж­ную поку­па­те­лям инфор­ма­цию о сило­вом обо­ру­до­ва­нии. Я отлично помню свои пере­жи­ва­ния: «Я же совер­шенно не раз­би­ра­юсь в этом обо­ру­до­ва­нии! Как охва­тить все темы и не упу­стить что-то важ­ное? Какие вопросы и кому задать? Как понять, что темы, кото­рые я выберу, важны поку­па­те­лям?» И, конечно, на это все накла­ды­ва­лась куча стра­хов: страх не успеть в сроки, страх надо­есть инже­не­рам ком­па­нии со сво­ими запро­сами и все равно не выяс­нить глав­ное, страх зава­лить про­ект, в конце кон­цов. Есть отлич­ный спо­соб разо­гнать туман в голове и доба­вить ясно­сть в про­ект — про­ве­сти встречу с фаси­ли­та­то­ром.

Что за зверь фасилитатор и зачем он нужен?

Если объ­яс­нять очень про­сто, фаси­ли­та­тор — это веду­щий встречи. В биз­несе часто бывает, что встречи, пла­нерки, стра­те­ги­че­ские штурмы про­хо­дят не эффек­тивно. Люди отбы­вают их как повин­но­сть. «Зачем я здесь? Когда это закон­чится?» — думают они, и при­ни­мают фор­маль­ные реше­ния, кото­рые потом никто не выпол­няет. Как вари­ант, люди могут вовсе не дого­во­риться и пере­ру­гаться. Почему так про­ис­хо­дит? Есть несколько при­чин.

  1. Люди не гово­рят, что думают на самом деле. Про­ис­хо­дит это, в основ­ном, потому, что они не чув­ствуют себя без­опасно. Им страшно, что их идею могут сче­сть глу­пой, что их мне­ние может не понра­вится руко­во­ди­телю или что всю ответ­ствен­но­сть за реа­ли­за­цию идеи пове­сят на них. Проще про­мол­чать и согла­ситься с тем, с чем при­нято согла­шаться в ком­па­нии, даже если это заве­до­мая чушь.
  2. Люди счи­тают свою точку зре­ния пра­виль­ной и не слы­шат дру­гих. При­чем, чем выше уро­вень экс­перт­но­сти людей, тем больше они фоку­си­ру­ются на своем мне­нии. Уси­лия ока­зы­ва­ются направ­лен­ными не на то, чтобы дого­во­риться, а чтобы отсто­ять свою правоту.
  3. Про­блема еще в том, что во мно­гих ком­па­ниях репу­та­ция сове­ща­ний уже под­мо­чена. Как только речь захо­дит о том, что «давайте вме­сте собе­ремся и пого­во­рим», люди думают: «Опять эта про­фа­на­ция, снова два часа поте­рян­ного вре­мени». Даже если руко­вод­ство решит про­ве­сти всам­де­лиш­ное сове­ща­ние, люди про­сто не пове­рят и отра­бо­тают для галочки.
  4. Сове­ща­ния могут бук­со­вать, потому что люди, кото­рые их ведут, к ним не гото­вятся и не осо­бенно умеют управ­лять груп­по­выми про­цес­сами. В луч­шем слу­чае, они пони­мают, к чему хотят прийти, но недо­оце­ни­вают под­вод­ные камни, кото­рые воз­ни­кают в ходе обсуж­де­ния.

Задача фаси­ли­та­тора, таким обра­зом, устра­нить пре­грады, кото­рые мешают людям эффек­тивно общаться. С одной сто­роны, он дол­жен всех раз­го­во­рить, чтобы люди ска­зали, что думают, а с дру­гой сто­роны, сде­лать так, чтобы люди друг друга услы­шали.

Фаси­ли­та­тор создает усло­вия, когда участ­ники встречи ста­но­вятся соав­то­рами реше­ний, кото­рые в итоге при­ни­мают.

В резуль­тате они начи­нают в них верить и берут на себя ответ­ствен­но­сть за их реа­ли­за­цию.  

Почему с фасилитатором лучше

Так полу­чи­лось, что это была пер­вая встреча, где сотруд­ники Сте­рео­мар­ке­тинга зна­ко­ми­лись с сотруд­ни­ками про­из­во­ди­теля сило­вого обо­ру­до­ва­ния. До этого встречи про­во­ди­лись исклю­чи­тельно на уровне руко­во­ди­те­лей обеих ком­па­ний. Теперь же при­сут­ство­вали как руко­во­ди­тели и мар­ке­то­логи Сте­рео­мар­ке­тинга, так руко­во­ди­тели, мар­ке­то­логи, инже­неры и про­давцы про­из­во­ди­теля. Во взгля­дах сотруд­ни­ков чита­лись вопросы: «Кто вы? Зачем вы здесь? Что вы от нас хотите? Не доба­вите ли вы нам работы? Не нач­нете ли гру­зить какой-нибудь фиг­ней?»

Если бы мы про­во­дили эту встречу сами, мы бы ока­за­лись в невы­год­ном поло­же­нии. Вольно или невольно, мы бы высту­пили в роли людей, кото­рым что-то надо от сотруд­ни­ков ком­па­нии, кото­рые пыта­ются с их помо­щью достичь своих целей. Не факт, что обще­ние пошло бы гладко — зачем кому-то помо­гать чужа­кам? Ведь если у нас было пони­ма­ние целей и важ­но­сти встречи, то у сотруд­ни­ков ком­па­нии его могло и не быть, или же оно сильно отли­ча­лось от нашего. К сча­стью, был фаси­ли­та­тор, кото­рому уда­лось спло­тить очень раз­ных людей над реше­нием общей задачи. Саше Костю­кову уда­лось сде­лать так, что люди видели друг в друге союз­ни­ков, кото­рые решают общую про­блему, а не про­тив­ни­ков, пре­сле­ду­ю­щих раз­ные цели. И это пер­вый огром­ный плюс фаси­ли­та­ции.

Вто­рой плюс заклю­чался в том, что хотя каж­дый смот­рел на про­блему со своей коло­кольни, в резуль­тате у всех воз­никла при­мерно оди­на­ко­вая кар­тинка. Это боль­шое дости­же­ние, поскольку мар­ке­то­лог не все­гда пони­мает инже­нера, инже­нер кон­суль­танта по про­да­жам, и, конечно, никто не пони­мает руко­во­ди­теля. Фаси­ли­та­ция поз­во­ляет вытрях­нуть пони­ма­ние каж­дого из участ­ни­ков встречи и сов­ме­стить его кусо­чек паз­зла с осталь­ными кусоч­ками. В резуль­тате, у каж­дого полу­ча­ется целост­ная и пол­ная кар­тина про­ис­хо­дя­щего.

Фасилитация

Тре­тий плюс фаси­ли­та­ции — не надо думать о том, как орга­ни­зо­вать встречу. Напри­мер, если я высту­паю веду­щим, то уже не могу быть пол­но­цен­ным участ­ни­ком. Мне надо думать: «А туда ли мы идем? А полу­чил ли я ответы на свои вопросы? А вдруг мы упу­стили что-то важ­ное? Все ли выска­за­лись?» Еще хуже, если я реши­тельно не согла­сен с дру­гим участ­ни­ком. Передо мной воз­ни­кает дилемма: про­мол­чать, но вдруг моя идея важна и ее надо выска­зать? Выска­заться, но как веду­щий я имею допол­ни­тель­ный авто­ри­тет, не закро­ются ли дру­гие участ­ники? Фаси­ли­та­тор сни­мает эти про­блемы, и вы можете зани­маться тем, чем должны — участ­во­вать во встрече, а не орга­ни­зо­вы­вать ее.

Чет­вер­тый плюс. Когда нет явного веду­щего, раз­го­вор имеет обык­но­ве­ние плу­тать: одним про­бле­мам уде­ляют больше вни­ма­ния, дру­гим меньше, участ­ники начи­нают спо­рить или, наоборот, отмал­чи­ва­ются. Куча вре­мени тра­тится не раци­о­нально. Фаси­ли­та­тор орга­ни­зует про­цесс так, что каж­дый обре­чен выска­заться (напри­мер, напи­сать свои мысли на кар­точке), а затем поучаст­во­вать в обсуж­де­нии (напри­мер, про­ком­мен­ти­ро­вать свои кар­точки и отве­тить на вопросы). За счет внят­ных целей встречи и поня­той струк­туры за 3 часа уда­ется полу­чить ответы на вопросы, поиск кото­рых при­выч­ными сред­ствами мог бы рас­тя­нуться на дни, недели или месяцы.

Как выглядит фасилитация?

Фаси­ли­та­ция может выгля­деть по-раз­ному. Это может быть про­сто беседа, где фаси­ли­та­тор сле­дит за тем, чтобы все полу­чили воз­мож­но­сть выска­заться и услы­шать друг друга. В фаси­ли­та­ции может быть исполь­зо­вана работа в мини-груп­пах. Или же люди могут писать идеи на кар­точ­ках, а потом обсуж­дать. На самом деле не важно, как этот про­цесс будет орга­ни­зо­ван, важно, чтобы соблю­дался глав­ный прин­цип фаси­ли­та­ции.

Фаси­ли­та­тор не вме­ши­ва­ется в содер­жа­ние дис­кус­сии, а отве­чает исклю­чи­тельно за про­цесс.

фасилитация1-650

Т. е. фаси­ли­та­тор не гово­рит: «Вы живете непра­вильно, я сей­час научу вас как надо жить». Он не кри­ти­кует, не объ­яс­няет, кто прав, а кто нет, он никак не оце­ни­вает содер­жа­ние и вообще может не пони­мать, о чем идет речь. Напри­мер, если люди, кото­рые раз­би­ра­ются в пред­мете, общими уси­ли­ями сфор­ми­ро­вали спи­сок тези­сов про «три­ан­гу­ляр­ную резек­цию», он про­сто ска­жет: «Вот резуль­тат вашей работы. Что ска­жете? Что здесь для вас важ­ного? Как это соот­но­сится с целью встречи? Насколько готовы дви­гаться дальше?» Ему не надо пони­мать, что такое «три­ан­гу­ляр­ная резек­ция», ему надо пони­мать, как люди вза­и­мо­дей­ствуют между собой, и резуль­тат, кото­рый они хотят полу­чить. Это зона его ответ­ствен­но­сти.

В каком-то смысле иде­аль­ная фаси­ли­та­ция неви­дима. Фаси­ли­та­тор, как хоро­ший интер­фейс — его не заме­ча­ешь, но он упро­щает про­цесс вза­и­мо­дей­ствия между людьми и выстра­и­вает обще­ние так, что им ста­но­вится легко дого­ва­ри­ваться. Фаси­ли­та­ция уда­лась, если у людей оста­лось чув­ство, что они все сде­лали сами.

Дальше — больше

Мы так полю­били фаси­ли­та­цию, что стали исполь­зо­вать ее все­гда, когда воз­ни­кали слож­ные задачи, в кото­рых легко было увяз­нуть. Так, мы про­во­дили фаси­ли­та­цию, чтобы:

  • раз­ра­бо­тать стра­те­гию;
  • опи­сать слож­ный биз­нес-про­цесс;
  • создать обу­ча­ю­щую книжку для роз­нич­ных про­дав­цов;
  • про­из­ве­сти раз­бор поле­тов по слож­ному про­екту.

Фасилитация Стереомаркетинг

Как еще может при­ме­няться фаси­ли­та­ция?

Фаси­ли­та­ция — мно­го­гран­ный инстру­мент, кото­рый можно исполь­зо­вать для реше­ния раз­ных задач. Напри­мер:

Поиск реше­ния. Когда группа захо­дит в тупик и начи­нает бук­со­вать, задача фаси­ли­та­тора помочь людям уви­деть ситу­а­цию под дру­гим углом. Высве­тить моменты, кото­рые оста­лись неза­ме­чен­ными. Раз­дви­нуть рамки мыш­ле­ния и найти реше­ние.

Ана­лиз ситу­а­ции. Часто биз­несу необ­хо­димо про­ана­ли­зи­ро­вать или спро­гно­зи­ро­вать ситу­а­цию. Тогда фаси­ли­та­тор помо­гает разо­браться с тем, где команда нахо­дится сей­час, куда должна прийти и что для этого надо сде­лать.

Гене­ри­ро­ва­ние идей. Фаси­ли­та­тор может помочь гра­мотно запу­стить про­цесс моз­го­вого штурма. Если делать это неумело, то легко забло­ки­ро­вать энер­гию группы и в резуль­тате полу­чить набор баналь­ных идей. Задача фаси­ли­та­тора, наоборот, раз­жечь кре­а­тив­но­сть и помочь группе выйти за при­выч­ные рамки. 

Сбор инфор­ма­ции и мне­ний. Когда людей много, нужно потра­тить кучу вре­мени, чтобы узнать мне­ние каж­дого, а затем еще больше, чтобы каж­дый узнал, что думают осталь­ные. Фаси­ли­та­ция — отлич­ный спо­соб быстро обме­няться виде­нием ситу­а­ции и выра­бо­тать выгод­ное для всех реше­ние.

Раз­ре­ше­ние кон­флик­тов. Фаси­ли­та­тор создает без­опас­ную атмо­сферу, в кото­рой люди могут поде­литься сво­ими труд­но­стями и пре­тен­зи­ями. Это поз­во­ляет озву­чить про­блемы, начать их кон­струк­тивно обсуж­дать и решать.

Процесс фасилитации

Минусы фасилитации

Конечно, у фаси­ли­та­ции есть минусы. Точ­нее один боль­шой минус. В резуль­тате, вы полу­ча­ете тушу слона, раз­де­лен­ную на отрубы, кото­рую пред­стоит еще при­го­то­вить, а потом про­же­вать. Обыч­ное чув­ство, с кото­рым выхо­дишь с фаси­ли­та­ции: «Ох, сколько всего пред­стоит сде­лать». Зато туман рас­се­и­ва­ется, про­ект пере­стает быть слож­ным. Как гово­рится, цели ясны, задачи опре­де­лены, за работу, това­рищи!

 

Алек­сандр Костю­ков,

Фаси­ли­та­тор, биз­нес-тре­нер,

Управ­ля­ю­щий парт­нер тре­нинг-цен­тра «Исток»

Мак­сим Шишов,

Кон­тент-мар­ке­то­лог,

Совла­де­лец сту­дии «Сте­рео­мар­ке­тинг»

0 Комментариев

Оставить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*

Электронная книга «Как эффективно проводить маркетинговые исследования»

Скачать бесплатно